留学に必要な書類をPDFにする

こんにちは!東京支店、Yumiです。

2月から拠点をアデレードから日本に移し、新生活を始めました。今後は日本からの情報発信となりますが、オーストラリアのお金にまつわる情報も引き続きお伝えしていけたらと思っています。

さて、留学などを終えて日本に帰ってきたらしなければならない手続きがいろいろあるのですが、その過程で「書類をPDFにしてメールで送る」という作業がありました。

この「書類をPDFにする」という作業、日常生活ではあまりやることはないと思いますが、実は留学準備には度々登場します。オーストラリア留学手続きにあたって弊社スタッフから進学に必要な書類や英語のレベルチェックテストなどを「スキャンしてメールに添付してください」とご案内する場合もありますし、ビザ申請の過程で証明書類をPDFなどにして添付するよう指示がある場合もあります。

自宅にコピー機・スキャナーがある場合や学校・職場で簡単にスキャンできる場合は問題ないと思いますが、そうでない場合はどうしたらいいのか。。。
1. スマホのアプリを使う。
スマホのアプリを使って写真を撮るようにしてPDFを作成することもできます。
アプリ検索で「スキャナー」「スキャン」などを検索するとたくさんのアプリが出てきます。無料のもの、有料のものがありますので、必要な機能と照らし合わせて選んでくださいね。

参考:スキャンアプリのおすすめ人気ランキング10選【書類や写真の管理に!】

2. コンビニのマルチコピー機を使う。
私の場合、書類のサイズなどの問題があり、アプリではあまりキレイにできなかったのでコンビニのマルチコピー機を利用しました。これまでも、私がオーストラリアにいる時に日本の書類が必要な時は親にお願いしてコンビニのマルチコピー機でスキャンして送ってもらっていましたが、自分で利用するのは今回が初めて。

セブンイレブンでは1枚30円。「スキャンする」を選択して、後は指示通りにボタンを押していくだけだったのですが、問題は準備。後述のようにオーストラリアでは指定したメールアドレスに送ってもらうことが一般的なので、メールを確認するためのスマホだけ持って出かけたのですが、日本のコンビニではUSBに落とすか、専用のアプリに送るんですね。。。私のスマホはApple Store がオーストラリアなので、専用のアプリがダウンロードできず(T_T) USBを取りに一旦自宅へ戻る羽目になりました(涙)

コンビニのマルチコピー機を利用される方はUSBか専用アプリのダウンロードを忘れずに。

ちなみに。。。オーストラリア国内で書類をPDFにする場合

1. スマホのアプリを使う。
スマホのアプリは、もちろんオーストラリアでも使えます。

2. 学校で書類をPDFにする。
【語学学校の場合】
レセプションに書類と自分のメールアドレスを書いたメモを持っていき、お願いするのが一般的です。まずはレセプションで聞いてみましょう。

【大学などの場合】
パソコン室や共有スペース、図書館などにあるコピー機を利用することが多いと思います。私が通った大学では、専用の機械で予め学生証にコピー機利用代金をチャージしておき、コピー機に学生証をかざして使うシステムでした。使用方法は学校のオリエンテーションで説明があると思いますが、わからない時は学校のスタッフに確認しましょう。

3. ローカルの図書館を利用する。
ローカルの図書館に登録している方は、図書館のマルチコピー機を利用することもできます。使い方がわからない場合は図書館のスタッフに尋ねてみてください。

4. オフィス用品専門店などを利用する。
Office Worksなどのオフィス用品専門店などでお願いすることもできます。登録して専用のカードをもらい、それにチャージしてセルフ機器を使うこともできますが、1回きりであれば店員さんに書類とメールアドレスを書いたメモを渡してお願いすることもできます。

2.~4.の場合は、いずれもスキャンしてPDFにした書類は指定したメールアドレスに送られてきます。金額はだいたい白黒で20~40セント程度です。

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日本とオーストラリアでは方法が異なるので、書類をスキャン、PDFにする必要がある場合は、参考にしてみてくださいね。

天ヶ瀬 有美 / Yumi Amagase

日本在住。会計業務担当。日本の大学で国際経済学を学んだ後、金融関係の会社に9年間勤務。趣味は旅行、散歩、カフェ巡り。働きながら短期留学を含め19カ国を訪問。職場にも恵まれ楽しい日々を送りながらも、幼い頃から抱いていた海外で生活してみたいという夢を捨てることができず、2012年オーストラリアへ。語学学校に通い、憧れていた大自然の中でのローカルの仕事を経験。翌年、このまま帰国することに物足りなさを感じ、再び語学学校へ。卒業時にIELTS6.5を取得し、サザンクロス大学の会計学修士課程(Master of Professional Accounting)へ進学。2015年11月、同大学を卒業し、現職。